Privacybeleid.

Wie is verantwoordelijk?

Herman Ontruimingen, [STRAAT NR], [POSTCODE GEMEENTE]. KBO [KBO-NUMMER], BTW BE [BTW-NUMMER]. Vragen over uw gegevens stelt u via info@hermanontruimingen.be of telefonisch op +32 XXX XX XX XX.

Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Via het formulier: uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en de postcode van de woning. Als u die invult ook: de straat en het huisnummer van de woning, de situatie, het type woning, de verdieping, wanneer de woning leeg moet zijn, hoe we u het liefst contacteren, uw bericht en de foto's die u meestuurt. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw aanvraag te behandelen: contact opnemen, u een prijsvork geven, het plaatsbezoek plannen en u een vaste prijs bezorgen. Belt, mailt of appt u ons rechtstreeks, dan verwerken we de gegevens die u daarbij zelf doorgeeft, met hetzelfde doel.

Om tikfouten te vermijden, kijkt het formulier na of de postcode in West-Vlaanderen ligt en of de straat bestaat (met een lijst uit het Vlaams Adressenregister die op onze eigen server staat), en of het domein van uw e-mailadres mail kan ontvangen. Voor dat laatste wordt enkel het deel na de @ opgezocht; uw gegevens zelf gaan daarvoor niet naar een andere dienst. Om misbruik van het formulier tegen te gaan, bewaart onze server het IP-adres van elke inzending 24 uur; daarna wordt het gewist.

De rechtsgrond is de uitvoering van, of de voorbereiding op, een overeenkomst met u (artikel 6.1.b AVG).

Hoe komt het formulier bij ons terecht?

Er komt geen externe formulierdienst aan te pas. Het formulier wordt verwerkt door een script op onze eigen server bij Hostinger. Uw aanvraag en uw foto's worden daar bewaard in een afgeschermde map die niet via de website bereikbaar is; enkel Herman Ontruimingen kan ze bekijken, via een afgeschermde beheerpagina. Wie daar mag aanmelden (de zaakvoerder en eventueel een medewerker die meewerkt aan de opdrachten) heeft een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Een medewerker ziet de aanvragen, maar niet de instellingen van het bedrijf. Waar mogelijk slaan we foto's opnieuw op zonder de locatiegegevens die een gsm er soms in bewaart. Herman Ontruimingen krijgt een melding per e-mail met uw gegevens, zonder de foto's, op de mailadressen van het bedrijf. U krijgt zelf meteen een bevestiging in uw mailbox. Mails die wij u daarna sturen (een prijsvork, een afspraak, uw vaste prijs) vertrekken van dezelfde server en bewaren we bij uw aanvraag, zodat we later nog weten wat we u schreven. Mails die u ons terugstuurt, komen in onze mailbox bij Hostinger en staan ook bij uw aanvraag; ze verdwijnen samen met uw aanvraag.

Van de gegevens in de beheerpagina maakt de server elke dag een reservekopie, die 30 dagen op dezelfde server blijft. Zo gaat er niets verloren bij een technische fout. Wist u uw gegevens, dan verdwijnen ze dus ook ten laatste 30 dagen later uit de reservekopieën.

Daarnaast krijgt Herman Ontruimingen een korte sms dat er een nieuwe aanvraag is. Die sms gaat via SMSBOX (JAAN bv, Zelzate, België), met servers in België. In die sms staan enkel de postcode en gemeente, de situatie die u koos en het aantal foto's. Uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres en bericht staan er niet in. SMSBOX bewaart verstuurde berichten hooguit dertien maanden. De rechtsgrond is dezelfde als voor uw aanvraag: u vraagt ons om contact op te nemen (artikel 6.1.b AVG).

Serverlogs van de hosting

Onze hostingpartner Hostinger houdt, zoals elke hostingdienst, technische serverlogs bij: het IP-adres, het tijdstip van het bezoek en het type browser. Die logs dienen voor de veiligheid en de goede werking van de server; wij gebruiken ze niet om bezoekers te volgen. Hostinger bewaart ze een beperkte tijd volgens zijn eigen beleid. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website (artikel 6.1.f AVG).

Hoelang bewaren we uw gegevens?

Zolang dat nodig is om uw aanvraag te behandelen. Wordt het geen opdracht, dan worden uw gegevens en foto's automatisch verwijderd twaalf maanden na de laatste wijziging aan uw aanvraag. Wordt het wel een opdracht, dan verwijderen we de foto's twaalf maanden na de afronding, en bewaren we de overige gegevens zolang de wettelijke (boekhoudkundige en fiscale) verplichtingen dat vragen. Wilt u dat we alles eerder wissen, vraag het ons gerust.

Komt u meer dan eens bij ons terecht, dan bundelen we uw aanvragen in één klantfiche. Een klantfiche zonder aanvragen wordt automatisch gewist twaalf maanden na de laatste wijziging.

Werkt u met ons samen als notaris, makelaar, woonzorgcentrum of syndicus, dan bewaren we uw zakelijke contactgegevens (naam, kantoor, telefoon, e-mail) zolang we samenwerken, op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). U kunt altijd vragen om ze te wissen.

Delen we uw gegevens?

Niet met derden voor marketing. Enkel met dienstverleners die nodig zijn om te werken: Hostinger (de hosting, onze mailbox en de verzending van de e-mail), SMSBOX (de sms aan Herman Ontruimingen bij een nieuwe aanvraag, zonder uw naam of contactgegevens) en Google Agenda, waarin we afspraken voor een plaatsbezoek of ontruiming zetten (de datum, uw naam, uw telefoonnummer en het adres van de woning). Contacteert u ons via WhatsApp, dan verloopt dat gesprek via WhatsApp. Verder enkel met overheden wanneer de wet dat verplicht.

Cookies

Deze website gebruikt geen tracking en geen analytics. Er is maar één ding dat iets onthoudt in uw browser: vinkt u iets af op de checklist na een overlijden, dan onthoudt de site die vinkjes lokaal in uw eigen browser; ze verlaten uw toestel nooit. Verstuurt u het formulier, dan plaatst de server daarnaast één technisch sessiecookie, enkel om te vermijden dat hetzelfde formulier tientallen keren na elkaar verstuurd wordt. Alle details staan in het cookiebeleid.

Uw rechten

U hebt het recht op inzage, verbetering en verwijdering van uw gegevens, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, en op overdraagbaarheid. Mail daarvoor naar info@hermanontruimingen.be. Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Laatst bijgewerkt: oktober 2026.